Find den AI I allerede bruger

Det I selv har købt og indført som AI: et chatværktøj med virksomhedsaftale, et rekrutteringssystem, en kundeservicebot. De er lette at finde — spørg IT eller kig i regnskabet.

AI-funktioner i software, I allerede betaler for: opsummeringer i mødeværktøjet, forslag i CRM'et, sortering i mailen, tekstforslag i kontorpakken, scoring i markedsføringsplatformen. Ingen har truffet en beslutning om at indføre AI — det kom med en opdatering.

De værktøjer, medarbejdere bruger uden en formel beslutning: en gratis chatbot i browseren, en oversættelsestjeneste, et referatværktøj, en billedgenerator. Det er typisk her, virksomhedsdata forlader huset uden aftale. Shadow AI findes ikke i en systemliste — den findes ved at spørge mennesker.

Hvis kortlægningen føles som en kontrol, får du et ufuldstændigt register. Formuler spørgsmålet som: 'Hvad bruger du, der gør din hverdag lettere?' Formålet er at få sandheden frem, ikke at fange nogen.

Navn på systemet. Leverandør. Hvad bruges det til. Hvem bruger det. Hvilke data lægges ind. Behandles der personoplysninger. Er der følsomme oplysninger. Hvem ejer systemet internt. Hvornår blev det taget i brug. Hvordan kontrolleres output. Hvad sker der, hvis det tager fejl. Dato for seneste review.

Læg allerede nu tomme kolonner ind til: vores rolle (modul 3), mulig højrisiko (modul 4), kontrolniveau grøn/gul/rød (modul 6), transparens over for modtager (modul 7), databehandleraftale (modul 8) og leverandørscreening (modul 9). Så vokser registeret med kurset i stedet for at skulle laves om.

Uden en navngiven ejer bliver registeret forældet inden for et kvartal. Ejeren er ikke nødvendigvis IT — det er den, der har gavn af systemet og kan svare på, hvad det bruges til.

AI Act pålægger ikke enhver virksomhed at føre et generelt AI-register. Kravene til dokumentation og logning knytter sig især til højrisikosystemer og til de roller, man har. Registeret anbefales her, fordi det er den eneste praktiske måde at finde ud af, om I har noget af det — og fordi det gør alle senere spørgsmål hurtige at besvare.

Registeret opdateres, når: 1) et nyt værktøj tages i brug, 2) en leverandør melder en ny AI-funktion, 3) den faste gennemgang falder — for eksempel hvert halve år. Tre anledninger er nok. Flere regler bliver ikke fulgt.

Hvis nye AI-værktøjer kan tages i brug uden at nogen ser dem, vokser shadow AI hurtigere end registeret. Én kort godkendelsesformular med fire-fem spørgsmål er nok til at fange det meste — den bygger vi i modul 9.

Gå rækkerne igennem: bruges systemet stadig, er data uændret, er ejeren den samme, er der nye funktioner. Sæt ny reviewdato. Det er hele øvelsen — den skal ikke være større, for så bliver den ikke gjort.

Felter, I ikke kan udfylde, er ikke en fejl — de er jeres opgaveliste. Skriv 'undersøg nærmere' og hvem der undersøger det. Et ærligt register med huller er mere værd end et pænt register med gæt.